E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Am 1. Januar 2027 erreicht die E-Rechnungspflicht ihre erste harte Frist. Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 Euro betrug, dürfen anderen inländischen Unternehmen für 2027 ausgeführte Umsätze keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr schicken. Sie müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für fast alle.

Dieser Leitfaden erklärt, was das Gesetz tatsächlich verlangt, welche Fallstricke es rund um den Jahreswechsel gibt und was Sie jetzt in Ihrem ERP einrichten sollten. Die Regeln stammen aus § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie aus den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), einschließlich des dritten Schreibens vom 15. Oktober 2026. Recherche-Stand: 9. November 2026. Dies ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung; klären Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Die kurze Antwort

Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird stufenweise eingeführt: bis Ende 2026 freiwillig, ab 2027 verpflichtend für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und ab 2028 für alle inländischen B2B-Rechnungen. Peppol ist nicht vorgeschrieben. Eine E-Rechnung per E-Mail ist zulässig, solange die Datei selbst ein strukturiertes Format ist, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Der Zeitplan: was wann gilt

• Seit 1. Januar 2025: Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Laut BMF-FAQ genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Beim Empfang gibt es keine Ausnahmen, auch nicht für Kleinunternehmer.
• Bis 31. Dezember 2026: Für Umsätze aus 2025 und 2026 darf jeder Rechnungsaussteller weiterhin eine Papierrechnung senden oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie ein PDF. Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden.
• Ab 1. Januar 2027: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Rechnungen an inländische Geschäftskunden für 2027 ausgeführte Umsätze E-Rechnungen sein. Wer höchstens 800.000 Euro erreicht hat, darf bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF nutzen.
• Bis 31. Dezember 2027: Bestehende EDI-Verfahren, die die Definition der E-Rechnung nicht erfüllen, dürfen für Umsätze aus 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter genutzt werden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregeln enden. Jede inländische B2B-Rechnung, die unter die Pflicht fällt, muss eine E-Rechnung sein.

Diese Daten ergeben sich aus § 27 Abs. 38 UStG. Beachten Sie, dass die Grenze auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG abstellt, einen umsatzsteuerlichen Begriff, der vom Umsatz in Ihrem Jahresabschluss abweichen kann.

Wer betroffen ist und wer nicht

Die Pflicht gilt, wenn ein in Deutschland ansässiges Unternehmen ein anderes in Deutschland ansässiges Unternehmen für dessen Unternehmen abrechnet, wie in § 14 UStG geregelt. Auch Freiberufler, Vermieter und unternehmerisch tätige Vereine gelten als Unternehmer. Laut BMF ist keine E-Rechnung erforderlich für:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder die Vermietung von Wohnraum;
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise, die als Rechnung gelten;
• Leistungen von Kleinunternehmern, die E-Rechnungen aber dennoch empfangen können müssen;
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine und öffentliche Einrichtungen.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber folgen eigenen E-Rechnungsregeln (zum Beispiel der E-Rechnungsverordnung des Bundes seit November 2020). Grenzüberschreitende Rechnungen an Kunden außerhalb Deutschlands fallen nicht unter die inländische Pflicht.

Die Jahreswechsel-Falle: Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027

Die Übergangsregeln hängen davon ab, wann der Umsatz ausgeführt und wann die Rechnung übermittelt wurde, nicht vom aufgedruckten Rechnungsdatum. Eine Papier- oder PDF-Rechnung für einen Umsatz aus 2026 ist nur gedeckt, wenn sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Die 800.000-Euro-Regel gilt nur für Umsätze aus 2027. Wer also im Dezember 2026 leistet und im Januar 2027 abrechnet, braucht in der Regel eine E-Rechnung, selbst wenn der Umsatz unter der Grenze liegt. Planen Sie Ihren Dezember-Rechnungslauf entsprechend.

Was als E-Rechnung gilt: EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht per E-Mail. Formate nach EN 16931 sind immer zulässig. Das BMF bestätigt, dass die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen erfüllen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Andere Formate wie EDIFACT können zwischen den Parteien vereinbart werden, wenn alle umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig extrahiert werden können.

Zwei Details sind in der Praxis wichtig. Erstens müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf einen PDF-Anhang genügt nicht, ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen aber eingebettet werden. Zweitens haben bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD jetzt die XML-Daten Vorrang vor dem sichtbaren PDF, wenn beide voneinander abweichen.

Ist Peppol in Deutschland Pflicht?

Nein. Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor. E-Mail, eine Schnittstelle, ein Kundenportal oder ein gemeinsamer Speicherort sind möglich; die Parteien vereinbaren den Weg. Peppol ist ein internationales Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente. Es ist nützlich, wenn ein Kunde, eine Behörde oder ein Konzern es bereits nutzt, und reduziert den E-Mail-Aufwand, ist für B2B-Rechnungen in Deutschland aber eine Option und keine gesetzliche Pflicht.

Was das BMF 2025 und 2026 klargestellt hat

• Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler und empfiehlt, E-Rechnungen vor dem Versand zu validieren.
• Das Schreiben vom 15. Oktober 2026 konkretisiert die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil, Bauleistungen, Rabatte und Rechnungsberichtigungen.
• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn Ihrer eigenen E-Rechnungspflicht erteilt wurden, müssen später nicht als E-Rechnung neu ausgestellt werden.
• Für Endrechnungen wird bis zum 30. Juni 2030 eine vereinfachte Darstellung bereits vereinnahmter Teilentgelte akzeptiert.
• Bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen, die den Vorgaben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet, nur weil ihnen die neuen Vorgaben von 2026 fehlen.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Laut BMF-FAQ ist eine nicht konforme Rechnung derzeit keine Ordnungswidrigkeit. Die eigentlichen Kosten entstehen anderswo: Wer zur E-Rechnung verpflichtet ist und stattdessen ein PDF schickt, stellt keine ordnungsmäßige Rechnung aus, was den Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet. Kunden haben zudem einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung. In der Praxis werden größere Kunden PDFs ablehnen, und Zahlungen verzögern sich.

Was Unternehmen jetzt tun müssen: Checkliste in sieben Schritten

1. Umsatzposition 2026 klären

Lassen Sie von Ihrer Steuerberatung bestätigen, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 800.000 Euro übersteigen wird. Selbst wenn nicht, können Ihre Kunden ab Januar E-Rechnungen verlangen, und ab 2028 brauchen Sie sie ohnehin.

2. Kunden- und Artikelstammdaten bereinigen

E-Rechnungen scheitern an Details: USt-IdNr., Adressen, die von manchen Kunden geforderte Käuferreferenz (BT-10), Zahlungsbedingungen, Mengeneinheiten und Steuerschlüssel. Korrigieren Sie diese im ERP, bevor die erste Rechnung rausgeht, nicht hinterher in einer Tabelle.

3. Format je Kunde festlegen

Die meisten deutschen B2B-Kunden akzeptieren ZUGFeRD, weil es lesbares PDF und XML kombiniert. Öffentliche Auftraggeber und manche Konzerne verlangen XRechnung. Hinterlegen Sie bei jedem Kunden das gewünschte Format und den Übermittlungsweg.

4. Vor dem Versand validieren

Prüfen Sie Testrechnungen gegen EN 16931 und die Regeln von XRechnung oder ZUGFeRD, zum Beispiel mit dem Open-Source-Validator der KoSIT. Die meisten Ablehnungen, die wir sehen, entstehen durch fehlende Felder oder Steuerzuordnungen; unser Leitfaden zur Behebung von ZUGFeRD- und Factur-X-Ablehnungen in Odoo zeigt die häufigsten Ursachen.

5. Den Rechnungseingang organisieren

Richten Sie ein Postfach oder einen Kanal für Lieferanten-E-Rechnungen ein und importieren Sie das XML direkt, statt es abzutippen. OCR bleibt während der Übergangszeit für Papier- und PDF-Rechnungen nützlich; sehen Sie, wie Odoo Lieferantenrechnungen digitalisiert. Die Finanzverwaltung bietet zudem unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer an.

6. Das XML archivieren, nicht nur das PDF

E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und zumindest der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Speichern Sie das Original-XML zusammen mit der Buchung.

7. Den Ablauf mit der Steuerberatung abstimmen

Legen Sie fest, wer was in welchem System bucht und wie oft Daten exportiert werden. Hier treffen Odoo und DATEV aufeinander.

Wie Odoo die deutsche E-Rechnung umsetzt

In Odoo 19 wird das E-Rechnungsformat pro Kunde festgelegt. Die Buchhaltungs-App enthält ZUGFeRD und XRechnung für Deutschland sowie Peppol BIS Billing 3.0. Laut Odoo-Dokumentation kann Odoo als Peppol-Zugangspunkt dienen; die Registrierung ist kostenlos und unterstützt XRechnung CIUS. Eingehende E-Rechnungen können über Peppol oder einen E-Mail-Alias eingehen und werden zu Entwürfen von Lieferantenrechnungen. Wenn Sie die gesamte Kette vom Verkauf bis zur Rechnung automatisieren möchten, lesen Sie, wie DACH-Unternehmen Sales-to-Invoice mit n8n und Odoo automatisieren.

Odoo und DATEV: Wer führt die Bücher?

Viele deutsche Unternehmen stellen Rechnungen im ERP aus, während die Steuerberatung die Bücher in DATEV führt. Die deutsche Lokalisierung von Odoo exportiert in zwei Schritten nach DATEV: DATEV ATCH mit den Belegdateien, hochgeladen über DATEV Belegtransfer, und DATEV DATA mit Konten und Buchungen für DATEV Rechnungswesen. Die E-Rechnungspflicht wird dort erfüllt, wo die Rechnung ausgestellt wird; Odoo muss also eine gültige E-Rechnung erzeugen, und DATEV erhält das Ergebnis. Ob die Bücher in Odoo oder in DATEV geführt werden, ist eine eigene Entscheidung; unser Vergleich Odoo vs. DATEV zeigt die Abwägungen.

Nach 2027: Meldesystem und ViDA

Die E-Rechnung ist ein erster Schritt. Laut BMF ist zu einem späteren Zeitpunkt ein transaktionsbezogenes Meldesystem an die Finanzverwaltung vorgesehen. Auf EU-Ebene hat der Rat am 11. März 2025 das Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) angenommen, mit E-Rechnung und digitaler Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030. Wer seinen Prozess heute auf EN 16931 aufbaut, hat später weniger Nacharbeit.

Wie Metanow unterstützt

Metanow führt Odoo für Unternehmen im deutschsprachigen Raum ein und betreut es. Für die E-Rechnung konfigurieren wir die deutsche Lokalisierung, Kundenformate, die Peppol-Registrierung, Eingangspostfächer und DATEV-Exporte, prüfen Rechnungen mit Validatoren und schulen das Team. Wir sind keine Steuerberater und arbeiten bei steuerlichen Fragen mit Ihrer Steuerberatung zusammen. Wenn Sie überlegen, das intern umzusetzen, vergleichen Sie einen Odoo-Partner mit einem Inhouse-Team.

Häufig gestellte Fragen

Offizielle Quellen und Dokumentation

• BMF — FAQ on mandatory e-invoicing (E-Rechnung)
• § 27 UStG — transitional rules, para. 38 (gesetze-im-internet.de)
• § 14 UStG — issuing invoices (gesetze-im-internet.de)
• BMF letter of 15 October 2025 on mandatory e-invoicing
• BMF letter of 15 October 2026 — supplementary rules
• KoSIT — XRechnung standard
• FeRD — ZUGFeRD
• Odoo 19 documentation — Electronic invoicing (EDI) and Peppol
• Odoo 19 documentation — Germany localisation and DATEV export
• Council of the EU — VAT in the Digital Age package adopted (11 March 2025)